Privacy verklaring

Versie beschikbaar sinds: 01-11-2023

Artikel 1. Wie is Sinterklaas Raalte?

Sinterklaas Raalte is onderdeel van Scouting Raalte. Sinterklaas Raalte verwerkt uw persoonsgegevens als u een huisbezoek boekt op deze website: huisbezoeken.sinterklaas-raalte.nl. Middels deze privacyverklaring informeert Sinterklaas Raalte ("Sinterklaas Raalte", "wij", "we", "ons", "onze") u over de manier hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, verwerken en wat uw rechten zijn. Als u hierna vragen hebt over deze verklaring kunt u contactgegevens in het volgende lid gebruiken om contact met ons op te nemen.

1. Contact opnemen

Als u contact wilt opnemen met ons, dan kan dat op de volgende manieren.

Telefonish zijn wij alleen beschikbaar vanaf 1 november tot en met 5 december op dinsdag, woensdag en donderdag tussen 19.30 en 20.30. Als de telefoon niet wordt opgenomen, neem dan via e-mail contact met ons op.

2. Als u het niet eens bent met ons beleid

Als u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens onrechtmatig gebruiken of als u niet tevreden bent met ons antwoord op uw vraag of verzoek, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over uw klachtmogelijkheden vindt u hier.

Artikel 2. De data die wij opslaan

  • Uw bestelnummer en een unieke link (id) gekoppeld aan mollie. - Automatisch
  • De datum en tijd waarop u uw bestelling heeft geplaatst en wanneer u de algemene voorwaarden en het privacybeleid heeft geaccepteerd.
  • Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, eventuele opmerkingen en andere gegevens die u tijdens het bestelproces invult.
  • Het mailverkeer dat plaatsvindt tussen u en ons. Dit zijn de bevestigingsmails, eventuele betaalherinnering en mails die u zelf naar ons verstuurt.
  • Informatie over hoe u op de site terecht bent gekomen, welke apparatuur u gebruikt.
  • Fouten die ontstaan op de website of in onze systemen.

Artikel 3. De reden waarom wij de data verzamelen

  • Op het moment dat u een bezoek bestelt, verzamelen wij uw gegevens. Deze gegevens zijn nodig om een bezoek te kunnen brengen met Sint en piet. We verzamelen niet meer informatie dan nodig is.
  • Wij verzamelen ook analytische en statistische data door middel van Plausible (zie plausible gegevensbeleid (Engels)), deze data is volledig anoniem en niet naar u te herleiden (zie artikel 5.4).
  • Wij verzamelen data over hoe onze systemen functioneren en of er fouten ontstaan. Dit doen we zodat we deze fouten eruit kunnen halen en de site actief kunnen controleren op deze fouten (zie artikel 5.4).
  • Wij verzamelen data over alle bestellingen om te zien hoe het algemene verloop van de actie ging en om daar verbeteringen uit te halen. (zie artikel 5.3).

Artikel 4. Bijzondere persoonsgegevens

Wij verwerken geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 van de AVG.

Artikel 5. Hoe wordt uw data verwerkt?

1. Postcode tech

Tijdens het gebruik van de website wordt gebruik gemaakt van postcode.tech om te verifiëren of uw postcode huisnummer combinatie bestaat. Ook breiden wij de data uit met uw straatnaam en woonplaats, dit om het proces voor onze vrijwilligers te vergemakkelijken.

2. Inzien en aanpassen van data

Het aanpassen van uw gegevens of bestelling gebeurt strikt handmatig. Alleen medewerkers die de data nodig hebben, hebben de mogelijkheid om de data in te zien voor de uitvoering van hun functie.

3. Geaggregeerde data

We nemen uw data mee in de statistieken over de actie. Tijdens het verzamelen van deze data maken wij het anoniem. Voorbeeld: Wij nemen uw bezoek mee in het aantal huisbezoeken, maar daarna is niet te herleiden dat specifiek u dat bezoek besteld heeft. Deze statistieken bewaren we langer dan uw persoonlijk identificeerbare data.

4. Website statistieken

De data die beschikbaar wordt door middel van het gebruik van Plausible, gebruiken we alleen voor het inzien van hoe onze site wordt gebruikt en om verbeteringen aan te brengen. We maken ook gebruik van Sentry om fouten in onze systemen actief te controleren en beheren.

Artikel 6. Bewaartermijn van uw data

  • Financiële gegevens: We bewaren gegevens die nodig zijn om te voldoen aan wetgeving die te maken heeft met financiële gegevens voor maximaal de geldende wettelijke termijn. Dat is normaal 7 jaar.
  • Overige data: Maximaal 6 maanden na het einde van de actie (5 december van het jaar van reserveren). Dit is een half jaar omdat de evaluatie van de actie pas na het einde start. We hebben een korte tijd nodig om deze data om te zetten in niet herleidbare statistieken zoals bedoeld in artikel 5.3.

Artikel 7. Uw rechten over uw data

U heeft het recht om uw gegevens op te vragen, te rectificeren en te laten verwijderen. Ook mag u een verzoek indienen tot het per direct stoppen met het verwerken van uw data. In de praktijk zijn de verzoeken tot verwijdering en het stoppen van het verwerken dezelfde actie. Echter moeten we uw gegevens verwerken om u van dienst te kunnen zijn.

Het kan wel zo zijn dat we bepaalde gegevens niet kunnen verwijderen omdat dit de dienstverlening onmogelijk maakt. Ook moeten wij gegevens bewaren voor wettelijke doeleinden.

Bent u het niet eens met de manier hoe wij omgaan met uw rechten? Dan kunt u contact opnemen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (zie Artikel 1.2).

Artikel 8. Welke data delen we met derden en waarom?

We delen uw gegevens niet met derde partijen.

Artikel 9. Beveiliging van uw data

De beveiliging van uw gegevens is belangrijk voor ons. Daarom houden we bij wat voor aanvragen er binnenkomen op onze systemen en beperken we de toegang tot systemen zoveel mogelijk. Alleen mensen van de organisatie bezitten de sleutels om toegang te krijgen tot uw gegevens. We maken onder andere ook gebruik van een firewall. De personen die de mogelijkheid hebben om uw data in te zien, hebben ook informatie gekregen over hoe zij uw data beschermd kunnen houden.

Mocht u een probleem met onze website vermoeden, stellen wij het op prijs als u dit aan ons meldt. De contactgegevens hiervoor kunt u vinden onder artikel 1.1.